Signature et relance du devis en ligne
Chaque devis a son lien : le client y voit son toit en 3D, compare les options et signe avec un code reçu par e-mail. Couvly vous dit ensuite quels devis relancer, à J+3 et J+7, et le message part de votre téléphone.
Un lien par devis
« Envoyer au client » verrouille le devis et ouvre la feuille de partage de votre téléphone, avec un message et le lien : SMS, WhatsApp, e-mail, comme vous voulez. Quand l'e-mail du client est rempli, vous pouvez aussi demander à Couvly d'envoyer le lien par e-mail, depuis une adresse de Couvly à votre nom : l'e-mail ne porte que le lien, ni PDF, ni montant, et les réponses vont à l'adresse de votre entreprise. Le lien est le même pendant toute la vie du devis, renvoyé, modifié ou prolongé.
Le client n'installe rien. Sa page montre votre logo et vos coordonnées, son toit en 3D qu'il fait tourner, les mesures, les options côte à côte, les totaux et les mentions du devis. Si vous avez rédigé un rapport de visite (offre Pro) et choisi de le joindre, il s'y télécharge. L'aperçu du lien dans WhatsApp ou iMessage ne montre ni adresse ni montant.
Une signature électronique simple
Le client choisit son option, saisit son nom et son e-mail, reçoit un code à 6 chiffres valable 10 minutes, coche « J'accepte ce devis » et signe, avec une signature dessinée s'il le souhaite. Il voit aussi l'information sur les rappels d'entretien et peut les refuser d'une case.
Le résultat est le PDF du devis, zone d'acceptation remplie, suivi d'une page de signature dans le même document : horodatage de chaque étape, adresse IP, navigateur, e-mail vérifié, option choisie et empreinte du PDF avant signature. Le client et vous en recevez une copie par e-mail, et il le retrouve sur sa page.
C'est une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS.
Savoir quand le client a regardé
La consultation est notée au premier geste du client sur la page, jamais à l'affichage : les robots d'aperçu de WhatsApp ou d'iMessage lisent la page sans que personne la regarde, et vos propres visites, connecté, ne comptent pas. Le devis passe alors de « envoyé » à « consulté », et un e-mail vous prévient, une fois par envoi.
Chaque envoi, chaque reprise pour modification, chaque consultation et chaque signature s'ajoutent à l'historique du devis, qui ne se modifie pas après coup.
Relancer à J+3 et J+7, depuis votre téléphone
Un devis envoyé ou consulté, encore valable, ni signé ni refusé, apparaît dans la carte « À relancer » de l'accueil au troisième jour après l'envoi, puis au septième (jours de Paris). Deux relances au plus par envoi : une fois la relance faite, le devis disparaît de la carte jusqu'au palier suivant, et un renvoi recommence le décompte.
« Relancer » ouvre la feuille de partage de votre téléphone avec le message du palier, et la relance est notée quand vous avez partagé : une annulation ne note rien. Aucune relance ne part de Couvly vers votre client : le message sort de votre téléphone. Un e-mail du matin vous liste aussi les devis à relancer et ceux qui expirent bientôt. Vous désactivez le rappel pour un devis, ou pour toute l'entreprise dans Paramètres.
Le refus, avec son motif
Le client peut refuser le devis depuis la même page, par un lien discret « Refuser ce devis », sans code puisque ce refus ne l'engage pas. Il peut dire pourquoi, en 500 caractères au plus : vous recevez le motif par e-mail et le retrouvez sur la fiche du devis.
Un devis refusé est verrouillé comme un devis envoyé, mais jamais définitif : vous le reprenez en brouillon pour l'ajuster, puis vous le renvoyez au même lien. La page ne montre plus au client que vos coordonnées.
Le devis signé sur papier
Tous vos clients ne signent pas en ligne. Sur la fiche d'envoi, « Le client a signé sur papier » note la date de signature et, s'il y a plusieurs options, celle qu'il a retenue. Le devis passe à « Signé sur papier » et se verrouille comme un devis signé en ligne.
La preuve est le papier, que vous gardez : Couvly ne crée alors ni page de signature ni archive. Le geste s'annule tant que le chantier n'est pas terminé à la date de la signature ou après. « Chantier terminé » et ses rappels d'entretien partent d'un devis signé, en ligne ou sur papier.
Les questions sur la signature et les relances.
Que doit faire le client pour signer ?
Il ouvre le lien, choisit son option s'il y en a plusieurs, saisit son nom et son e-mail, tape le code à 6 chiffres reçu par e-mail et coche « J'accepte ce devis ». Il ne crée aucun compte et n'installe rien.
Quel type de signature électronique Couvly utilise-t-il ?
Une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS. Le code reçu par e-mail montre que le signataire a accès à l'adresse saisie, et chaque étape est horodatée. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée.
Que contient la page de signature du PDF ?
L'horodatage de chaque étape, l'adresse IP et le navigateur du signataire, l'adresse e-mail vérifiée, l'option choisie et l'empreinte SHA-256 du PDF avant signature. Elle suit le devis dans le même document, sous le titre « Signature électronique du devis » et son numéro.
Comment savoir si le client a lu mon devis ?
Dès son premier geste sur la page (défilement, toucher ou clic), le devis passe à « consulté » et Couvly vous envoie un e-mail, une fois par envoi. Un robot d'aperçu de WhatsApp ou d'iMessage, ou votre propre visite quand vous êtes connecté, ne compte pas.
Couvly relance-t-il lui-même mes clients ?
Non. Couvly vous dit quel devis relancer, à J+3 puis à J+7, et « Relancer » ouvre la feuille de partage de votre téléphone avec un message prêt. Aucune relance ne part de Couvly vers votre client.
Que se passe-t-il quand le client refuse le devis ?
Il touche « Refuser ce devis », sans code, et peut dire pourquoi. Vous recevez un e-mail avec son motif, qui s'affiche aussi sur la fiche du devis. Le devis refusé n'est pas perdu : vous le reprenez en brouillon, vous le modifiez et vous le renvoyez au même lien.
Puis-je faire signer le devis sur papier ?
Oui. Sur la fiche d'envoi, « Le client a signé sur papier » note la date de signature et l'option retenue. Le devis passe à « Signé sur papier » et se verrouille comme un devis signé en ligne ; la preuve est le papier que vous gardez.
Puis-je modifier un devis déjà envoyé ?
Oui, tant qu'il n'est pas signé : « Modifier le devis » le remet en brouillon, et la page du client indique « Ce devis est en cours de modification » jusqu'au prochain envoi. Le lien reste le même. Un devis signé est définitif.