Accord de traitement des données

Objet et durée

Couvly traite les données de vos clients uniquement pour vous fournir le Service, pendant toute la durée de votre compte, puis jusqu'à leur suppression dans les conditions prévues à la fin de cet accord.

Description du traitement

• Nature : hébergement, stockage, calcul, mise en forme des devis, envoi des propositions et des e-mails à vos clients, recueil de la signature électronique, archivage.
• Finalités : préparer et envoyer vos devis, recueillir la signature de vos clients, assurer le suivi après chantier que vous décidez (demande d'avis, rappel d'entretien).
• Personnes concernées : vos clients et prospects, particuliers ou professionnels.
• Données : identité, coordonnées, adresse du chantier, contenu des devis, signature électronique et sa piste d'audit (date, adresse IP, appareil), photos de chantier, échanges liés au devis.
• Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est attendue : vous vous engagez à ne pas en enregistrer.

Vos instructions

Couvly traite ces données sur vos seules instructions, données par les conditions générales et par les réglages et actions que vous effectuez dans le Service. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, Couvly vous en informe immédiatement.

Couvly n'utilise pas ces données pour son propre compte : ni prospection, ni revente, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

Confidentialité

Seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le Service accèdent à ces données, et elles sont tenues au secret.

Sécurité

Couvly met en œuvre des mesures adaptées au risque (article 32 du RGPD) :

• hébergement dans l'Union européenne : base de données à Paris, envoi des e-mails depuis l'Irlande ;
• chiffrement des échanges (HTTPS) et des données stockées par l'hébergeur ;
• cloisonnement des données de chaque entreprise par des règles d'accès en base, vérifiées par des tests automatiques ;
• connexion sans mot de passe, par lien à usage unique ou par Google ;
• accès d'administration restreint et journal des suppressions ;
• sauvegardes régulières par l'hébergeur et mises à jour de sécurité.

Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez Couvly à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. Couvly vous informe au moins 30 jours à l'avance de tout ajout ou remplacement, par e-mail et sur cette page. Vous pouvez vous y opposer pour un motif légitime ; à défaut de solution, vous pouvez résilier sans frais et être remboursé au prorata des sommes payées d'avance.

Couvly impose à chacun des obligations équivalentes à celles de cet accord et reste responsable envers vous de leur respect.

Liste des sous-traitants ultérieurs

• Supabase : base de données et authentification. Données hébergées dans l'Union européenne (Paris).
• Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement et exécution de l'application, région Paris.
• Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis) : envoi des e-mails à vos clients (propositions, codes de signature, rappels), depuis l'Union européenne (Irlande).
• Zoho Corporation B.V. (Pays-Bas) : messagerie de l'assistance, si vous nous transmettez des données de vos clients en nous écrivant. Centre de données dans l'Union européenne.

Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont stockées dans l'Union européenne. Si un sous-traitant établi hors de l'Union y accède, par exemple pour son assistance technique, ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d'adéquation (cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis), conformément au chapitre V du RGPD.

Droits des personnes

Les fonctions du Service vous permettent de consulter, rectifier, exporter et supprimer les données de vos clients. Si une personne s'adresse directement à Couvly, Couvly vous transmet sa demande dans les 5 jours ouvrés, sans y répondre lui-même sauf instruction de votre part, et vous aide à y répondre.

Violations de données

Couvly vous notifie toute violation de données concernant vos clients dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou envisagées. Couvly complète ces informations dès qu'il les obtient et vous aide à notifier la CNIL et, si besoin, les personnes concernées.

Assistance

Couvly vous fournit les informations utiles pour vos analyses d'impact, une éventuelle consultation préalable de la CNIL et la sécurité de vos traitements.

Fin du traitement

À la fin du contrat, ou sur votre demande, vous pouvez récupérer les données de vos clients dans un format ouvert pendant au moins 30 jours. Couvly les supprime ensuite, ainsi que leurs copies, sauf obligation légale de les conserver. Les sauvegardes sont effacées au fil de leur rotation, au plus tard 30 jours après. La suppression que vous lancez vous-même depuis les Paramètres est immédiate.

Documentation et audit

Couvly met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord : le présent document, la liste des sous-traitants ultérieurs et la description des mesures de sécurité. Il répond à vos questionnaires. Un audit sur place, par vous ou par un auditeur indépendant tenu au secret, est possible une fois par an au plus, sur préavis de 30 jours, à vos frais et sans accès aux données des autres clients.

Couvly tient le registre des traitements qu'il effectue pour vous (article 30.2 du RGPD).

Vos obligations de responsable du traitement

Vous informez vos clients du traitement de leurs données, vous vous assurez qu'il repose sur une base légale (exécution du devis, obligation légale, ou intérêt légitime pour un rappel d'entretien adressé à un ancien client, qui doit pouvoir s'y opposer), vous n'enregistrez que les données nécessaires et vous respectez leurs droits et leurs oppositions.

Contact

Pour toute question sur cet accord ou sur les données de vos clients : contact@couvly.com.